Η Οικογένεια Στεργίου βελτιστοποιεί τις δομές της μέσα από την αξιοποίηση προηγμένων τεχνολογιών που προσφέρει συνδυαστικές λύσεις της Retail@Link

 Ανάγκη & Πρωτοβουλία

Η παραδοσιακή διαχείριση ενός τεράστιου όγκου παραστατικών δημιουργούσε πρακτικά προβλήματα στην καθημερινή λειτουργία της εταιρείας, οδηγώντας την στη στρατηγική απόφαση για συνολική αναδιοργάνωση. Συγκεκριμένα, η μη έγκαιρη παραλαβή των Δελτίων Αποστολής από καθέναν από τους αντιπροσώπους (ειδικά σε απομακρυσμένα σημεία), σε συνδυασμό με τη χειροκίνητη καταχώρησή τους, καθώς και η διαδικασία συνεννοήσεων και αυξημένων ελέγχων για τις απαραίτητες διευκρινίσεις και διόρθωση λαθών αντίστοιχα, οδηγούσε σε ακόμα μεγαλύτερη καθυστέρηση στην ολοκλήρωση του κύκλου πληρωμών. Ως αποτέλεσμα, ο μεγάλος φόρτος εργασίας έπεφτε κατεξοχήν στη δικαιοδοσία του λογιστηρίου, όπου η έντονη ανάγκη ανθρώπινης εμπλοκής έθετε συχνά την εγκυρότητα των δεδομένων υπό αμφισβήτηση. Παράλληλα η έλλειψη κοινού κωδικολογίου μεταξύ της Οικογένειας Στεργίου και των αντιπροσώπων απαιτούσε επιπλέον προσπάθεια για τη σωστή αντιπαραβολή των κωδικών, δυσκολεύοντας και καθυστερώντας με αυτόν τον τρόπο τη διαδικασία τιμολόγησης.

Επιπρόσθετα, η έλλειψη πεδίου εισαγωγής κωδικού GLN οδηγούσε στη χειροκίνητη και αποκλειστική εύρεση της πληροφορίας μέσα σε φακέλους οι οποίοι ήταν γεμάτοι από τα χάρτινα παραστατικά τα οποία πρώτα σκανάρονταν και μετά αρχειοθετούνταν σε μεγάλους αποθηκευτικούς χώρους. Τα λειτουργικά κόστη εκτύπωσης εκτοξεύονταν στα ύψη λόγω του τεράστιου πλήθους παραστατικών με αποτέλεσμα το λογιστήριο να επωμίζεται για άλλη μια φορά τη δαπανηρή και χρονοβόρα διαδικασία διαχείρισης και διεκπεραίωσής τους.

 

Στόχοι του έργου:

  • Ψηφιοποίηση των χάρτινων παραστατικών
  • Εξάλειψη κόστους ελέγχων & επανελέγχων λόγω λαθών
  • Αξιοποίηση του στελεχιακού δυναμικού του λογιστηρίου
  • Πλήρης ορατότητα των πωλήσεων από τη Διοίκηση ανά πελάτη και γεωγραφική ζώνη, καθώς και των πωλήσεων xVan

 

Προκλήσεις:

  • Ο τεράστιος όγκος των διακινούμενων παραστατικών:
    • Η ηλεκτρονική αρχειοθέτηση 24.000 παραστατικών κατά μέσο όρο σε εβδομαδιαία βάση
    • Η αποστολή 20.770 EDI μηνυμάτων κατά μέσο όρο σε μηνιαία βάση
    • Η έκδοση 6,360 παραστατικών ηλεκτρονικής τιμολόγησης κατά μέσο όρο σε ετήσια βάση
  • Η αντιπαραβολή της πληθώρας διαφορετικών ονομασιών στα παραστατικά κάθε αντιπροσώπου βάσει κωδικοποιήσεων της Οικογένειας Στεργίου
  • H δημιουργία κλίματος εμπιστοσύνης μεταξύ Αντιπροσώπων – Retail@Link για την άρση της δυσπιστίας και της αντίστασης στη μετάβαση σε ένα σύγχρονο περιβάλλον εργασίας
  • Integration με το υπάρχον λειτουργικό σύστημα της Οικογένειας Στεργίου το οποίο παρουσίασε δυσκολία στην παραμετροποίηση
  • Ανάγκη για ξεχωριστή υλοποίηση ανά Αντιπρόσωπο σύμφωνα με το υφιστάμενο λειτουργικό σύστημα, με στόχο ένα ενιαίο αποτέλεσμα

H Οικογένεια Στεργίου, στηριζόμενη στην εμπειρία και τεχνογνωσία της Retail@Link, υιοθέτησε τις λύσεις Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης και EDI, καλύπτοντας τον κύκλο τιμολόγησης end-to-end και, εκσυγχρονίζοντας ριζικά τον, έως πρότινος, παραδοσιακό τρόπο λειτουργίας της.

Αξίζει να σημειωθεί, ότι η τεχνική πολυπλοκότητα και το εύρος παραμετροποίησης του έργου, αντισταθμίστηκε από τη σωστή βάση συνεργασίας που δημιουργήθηκε εξ’ αρχής, με αποτέλεσμα η διαδικασία υλοποίησης να προχωρήσει άμεσα και να ολοκληρωθεί σε διάστημα μόλις 4 μηνών.

Το μεγάλο εύρος της υλοποίησης υποστηρίχθηκε από την ομαλή υιοθέτηση, αποδοχή και προσαρμοστικότητα των στελεχών της Οικογένειας Στεργίου και των Αντιπροσώπων, συμβάλλοντας σημαντικά στο άμεσο ROI της λύσης αλλά και σε άμεσα ορατά οφέλη.

Το νέο,  τεχνολογικά προηγμένο μοντέλο λειτουργίας, μέσα από τους 3 άξονες της λύσης (απλοποίηση των παραστατικών, ηλεκτρονική αρχειοθέτηση και αυτοματοποιημένη καταχώρηση εισερχομένων) απέδωσε γρήγορα ικανοποιητικά αποτελέσματα όπως μείωση κόστους αποθήκευσης παραστατικών, μείωση χρόνου προγραμματισμού cash flow, μείωση χρόνου εκτύπωσης/αποστολής τιμολογίου, μείωση χρόνου επαναποστολής χαμένων παραστατικών, μείωση συνολικού διαχειριστικού χρόνου, μείωση λειτουργικού κόστους.

 

Σύμφωνα με τον κο Νικόλαο Κριμπάλη, IT Manager στην Οικογένεια Στεργίου:H συστημική αναβάθμιση της εταιρείας μέσα από τις λύσεις Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης που εφαρμόσαμε βελτιστοποίησαν τις επιχειρησιακές υποδομές μας, συμβάλλοντας σημαντικά στη μείωση του λειτουργικού κόστους. Το μεγαλύτερο όφελος ήταν η βελτίωση των εσωτερικών λειτουργιών του λογιστηρίου, με αμφίδρομο όφελος και για τους πελάτες μας, καθώς η υλοποίηση της Retail@Link μας επιτρέπει  πλέον να εστιάζουμε στην αναβαθμισμένη εξυπηρέτηση των εμπορικών μας συναλλαγών, δημιουργώντας ισχυρότερες συνεργασίες και αυξάνοντας την ανταγωνιστικότητά μας”