Notosgalleries στο Sofia Ring Mall

H δημιουργία του πρώτου πολυκαταστήματος notosgalleries στο εξωτερικό, συμπεριλάμβανε σημαντικές προκλήσεις για τον όμιλο, καθώς επίσης ένα αυστηρά καθορισμένο και πιεστικό χρονοδιάγραμμα εργασιών, με στόχο το Νοέμβριο του 2014 τα πολυκαταστήματα να υποδεχθούν το νέο καταναλωτικό κοινό στο Sofia Ring Mall. Η εταιρεία εξέτασε τη δημιουργία μιας καινοτόμου τεχνολογικής υποδομής για την ταχεία και αποτελεσματική ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των παραπάνω συναλλαγών, αξιοποιώντας την ανταλλαγή δομημένης πληροφορίας EDI.

Η δημιουργία του πρώτου πολυκαταστήματος notosgalleries στο εξωτερικό, συμπεριλάμβανε σημαντικές προκλήσεις για τον όμιλο, καθώς επίσης ένα αυστηρά καθορισμένο και πιεστικό χρονοδιάγραμμα εργασιών, με στόχο το Νοέμβριο του 2014  τα πολυκαταστήματα να υποδεχθούν το νέο καταναλωτικό κοινό στο Sofia Ring Mall.

Μία από τις σημαντικές προκλήσεις του έργου, ήταν και η προετοιμασία (σε επίπεδο λειτουργιών, διαδικασιών & πληροφοριακών συστημάτων) των πολυάριθμων προμηθευτών του νέου καταστήματος, με στόχο την ταχεία ανταλλαγή τιμολογίων, παραγγελιών, τιμοκαταλόγων & πλήθος άλλων αρχείων εμπορικής κυρίως φύσης, με τρόπο που θα εξασφάλιζε αποτελεσματικές συναλλαγές, γρήγορη εξυπηρέτηση και αυξημένη ορατότητα διαχείρισης. Η ανάγκη αυτή βρέθηκε σύντομα στην κορυφή των προτεραιοτήτων του ομίλου, καθώς τα notosgalleries στη Σόφια θα υποδέχονταν ένα μεγάλο πλήθος εμπορικών συνεργατών και προμηθευτών με έδρα την Ελλάδα αλλά και περισσότερες από 5 ευρωπαϊκές χώρες.

Με μια πρωτοβουλία του τμήματος εμπορικής διεύθυνσης & Πληροφορικής του ομίλου Notos το Μάιο του 2014, η εταιρεία εξέτασε τη δημιουργία μιας καινοτόμου τεχνολογικής υποδομής για την ταχεία και αποτελεσματική ηλεκτρονική εξυπηρέτηση των παραπάνω συναλλαγών, αξιοποιώντας την ανταλλαγή δομημένης πληροφορίας EDI.

Εξέταση εναλλακτικών λύσεων διασύνδεσης

Ως προς την βέλτιστη παροχή της αρτιότερης λύσης εξετάστηκαν διάφορες επιλογές διασύνδεσης σύμφωνα με τα εξής κρίσιμα ζητήματα – την ταχύτητα ένταξης, την αμεσότητα διασύνδεσης, το πλήθος των πληροφοριών, την ευκολία χρήσης, το αμοιβαίο όφελος, τη βιωσιμότητα της λύσης (sustainability), την εύκολη επέκταση του, το κόστος της λύσης, το κόστος ένταξης των προμηθευτών  και φυσικά το timetomarket.

Μεταξύ των λύσεων που εξετάστηκαν ήταν η αποστολή μηνυμάτων EDI με την κλασσική μέθοδο σύνδεσης, την αποστολή PDF εκ μέρους των προμηθευτών ώστε να μετατραπεί σε EDI (PDF to EDI), την αποστολή excel αρχείων και τη δημιουργία ενός Self Service portal διασύνδεσης το οποίο θα καθοδηγούσε τους προμηθευτές στη σύνταξη και ανταλλαγή των επιθυμητών αρχείων.

Παρακάτω παρουσιάζεται συνοπτικά το scoreboard επιλογής της καταλληλότερης λύσης για τους συγκεκριμένους στόχους του έργου (0=ασθενές, 5= ισχυρό):

  Time to Market Sustainability Επεκτασιμότητα Ευελξία Αμοιβαίο Όφελος Κόστος λύσης Κόστος προμηθευτών  
Υποστηριζόμενων Αρχείων TOTAL SCORE (/20)
Κλασσική Μέθοδος EDI 2 3 2 5 4 3 2 11
Αποστολή Excel Αρχείων 2 2 4 5 3 2 1 13
PDF to EDI 2 2 5 3 5 3 3 11
Self Service Portal 4 4 4 4 4 2 0 18

Η επιλογή της EDI διασύνδεσης, ήταν μάλλον μία αναμενόμενη απόφαση δεδομένης της αυξημένης απήχησης της λύσης (ιδιαίτερα στον κλάδο του λιανεμπορίου) στην Ελλάδα και κυρίως στην Ευρώπη, αλλά και της εμπειρίας του ομίλου στην εφαρμογή της λύσης σε ένα σύνολο εμπορικών σχέσεων στην εγχώρια αγορά της Ελλάδας. Ουσιαστικό ωστόσο διαφοροποιητικό στοιχείο και βασικός παράγοντας επιτυχίας του συγκεκριμένου έργου, ήταν ο χρόνος & η ταχύτητα εισαγωγής του μεγαλύτερου πλήθους συνεργαζόμενων προμηθευτών, με τους οποίους τα νέα καταστήματα θα πραγματοποιούσαν τις συχνότερες και απαιτητικότερες (από πλευράς όγκου & πολυπλοκότητας) συναλλαγές.

Στα πλαίσια της αναζήτησης μιας γρήγορα επεκτάσιμης λύσης διασύνδεσης EDI, η εταιρεία συνεργάστηκε με τη Retail@Link  ως αποτέλεσμα της πολυετούς εμπειρίας της τελευταίας στη διασύνδεση του κλάδου με τους προμηθευτές του, με ασφαλείς και καινοτόμες Software as a Service λύσεις.

Τον Ιούλιο του 2014 οι δύο εταιρείες συμφώνησαν στη δημιουργία ενός εστιασμένου  ηλεκτρονικού EDI Portal το οποίο θα διαχειριζόταν & θα υποστήριζε την άμεση εισαγωγή των 70 προμηθευτών των καταστημάτων notosgalleries στο Sofia Ring Mall, πριν την έναρξη λειτουργίας τους το Νοέμβριο. Στόχος του φιλόδοξου αυτού έργου, ήταν η ηλεκτρονική & ασφαλής ανταλλαγή αρχείων & η 100%  αυτοματοποίηση της καταχώρησής του περιεχομένου τους απευθείας στο πληροφοριακό σύστημα του καταστήματος notosgalleries στο Sofia Ring Mall, χωρίς κανένα κόστος εισαγωγής ή χρήσης για τους προμηθευτές και χωρίς λάθη ή καθυστερήσεις για την αλυσίδα. Το portal, θα υποστήριζε μία πρωτοποριακή & εύχρηστη “Self Service” λογική εξυπηρέτησης των προμηθευτών, με στόχο τη γρήγορη & ευρεία διάδοση της λύσης χωρίς κόστος ή εμπόδια εφαρμογής και κυρίως χωρίς εξάρτηση από τις εκάστοτε υποδομές και τα ετερόκλητα πληροφοριακά συστήματα κάθε εμπορικού συνεργάτη.

Η επιτυχία του έργου βασίστηκε τόσο στη λειτουργική ευελιξία του ηλεκτρονικού SelfService EDI portal που υποστήριξε την τάχιστη διασύνδεση των προμηθευτών με τα καταστήματα notosgalleries στη Σόφια, όσο και σε ένα άρτιο πλάνο υλοποίησης το οποίο εφάρμοσαν σε συνεργασία οι δύο εταιρείες. Συγκεκριμένα το έργο, στηρίχθηκε σε μία σαφή μεθοδολογία υλοποίησης η οποία περιγράφεται στους παρακάτω δύο πυλώνες με στόχο την εισαγωγή των προμηθευτών μέχρι τον Οκτώβριο του 2014.:

Πλάνο Εισαγωγής Προμηθευτών:

Συνολικά το πλάνο εισαγωγής, αφορούσε στην προετοιμασία 70 προμηθευτών οι οποίοι θα ξεκινούσαν άμεσα τις συναλλαγές τους με το κατάστημα. Για το σκοπό αυτό το πρώτο στάδιο υλοποίησης της λύσης χωρίστηκε στα παρακάτω βήματα:

  • Προετοιμασία Εισαγωγής & Ενημέρωσης: Αρχικά πραγματοποιήθηκε τμηματοποίηση του συνόλου των προμηθευτών, με στόχο τον ορισμό της χρονικής προτεραιότητας εισαγωγής τους στο Portal ανταλλαγής δεδομένων EDI, βάσει σημαντικών κριτηρίων όπως ο όγκος & η πολυπλοκότητα των συναλλαγών, η συχνότητα των παραδόσεων, η έδρα του προμηθευτή κ.ο.κ. Επιπλέον, δημιουργήθηκε ολοκληρωμένο υποστηρικτικό & εκπαιδευτικό υλικό, με στόχο την ενημέρωση των προμηθευτών και την καθοδήγησή τους στην αποστολή των πρώτων «δοκιμαστικών» αρχείων στο Self-Service EDI Portal της Retail@Link.
  • Καμπάνια Ενημέρωσης & Υποστήριξη Αρχικοποίησης: Με την ολοκλήρωση της προετοιμασίας, ο όμιλος Notos ανέλαβε την καθολική ενημέρωση των προμηθευτών σχετικά με το σκοπό και τους στόχους της ηλεκτρονικής διασύνδεσης, τα πλεονεκτήματα, καθώς και τους διαθέσιμους τρόπους προετοιμασίας. Στο σημείο αυτό, αξίζει να σημειωθεί ότι δημιουργήθηκε μια σειρά σεναρίων προετοιμασίας, ανάλογα με την αναμενόμενη συστημική ωριμότητα των προμηθευτών, με στόχο να καλυφθούν όλες οι περιπτώσεις με την ελάχιστη δυνατή διαχείριση εκ μέρους τους και την ταχεία & ανεμπόδιστη εξέλιξη των εργασιών.
  • Υποστήριξη Εισαγωγής & Αποστολή Δοκιμαστικών Αρχείων: Στο βήμα αυτό οι δύο εταιρείες εστιάστηκαν στην υποστήριξη των χρηστών, την εισαγωγή τους στο Portal του καταστήματος notosgalleries και την προετοιμασία των «δοκιμαστικών» αρχείων (ανά τύπο αρχείου: αρχεία τιμολογίων, αρχεία τιμοκαταλόγων, αρχεία εκπτώσεων, αρχεία παραγγελιών). Στο σημείο αυτό, η Retail@Link ανέλαβε εντατικά την επίλυση των αποριών των χρηστών όπου προέκυπταν, υποστηρίζοντας τη γρήγορη & αποτελεσματική ενεργοποίηση κάθε ηλεκτρονικής διασύνδεσης.
  • Έλεγχοι Δοκιμαστικών Αρχείων & Πλήρης Ενεργοποίηση Σχέσεων (Live Day): Το τελευταίο βήμα εισαγωγής, περιελάμβανε αναλυτικούς ελέγχους πληρότητας και ορθότητας των αρχείων, με στόχο κάθε ηλεκτρονική διασύνδεση να λειτουργεί απρόσκοπτα με την έναρξη της λειτουργίας του καταστήματος. Με την ολοκλήρωση των ελέγχων οι ενεργοποιημένες σχέσεις βρίσκονταν σε ετοιμότητα πλήρους λειτουργίας.

EDI Self-Service Portal – Η Εφαρμογή

Η δημιουργία του Portal, στηρίχθηκε στις εστιασμένες ανάγκες του έργου και στόχευε στην αποτελεσματική εξυπηρέτηση του Time to Market με τη μέγιστη αποτελεσματικότητα και κάλυψη στο σύνολο των προμηθευτών. Αξιοποιώντας τα πλεονεκτήματα του Software as a Service, το Self Service Portal δημιουργήθηκε κατά τρόπο ώστε να πληροί τις παρακάτω απαιτήσεις:

  • Φιλικό στη χρήση & ευχάριστο περιβάλλον εργασίας.
  • Do It Yourself (DIY) χρήση, με περιορισμένα, σαφή και εύκολα βήματα εργασιών.
  • Multilingual περιβάλλον, με στόχο την εξυπηρέτηση του ετερογενούς κοινού των προμηθευτών.
  • Περιβάλλον αμφίδρομης ηλεκτρονικής επικοινωνίας, με στόχο τη διευκόλυνση & επιτάχυνση της ανταλλαγής αρχείων μεταξύ των καταστημάτων notosgalleries και των συνεργαζόμενων προμηθευτών.
  • Υποστήριξη πολλαπλών αρχείων EDI και ευελιξία στους διαθέσιμους ελέγχους ανά τύπο αρχείου.
  • Ενδελεχείς & καθημερινούς ελέγχους ορθότητας & πληρότητας των αρχείων με ακριβές reporting στα συνεργαζόμενα μέρη.
  • Επεκτασιμότητα στο 100% των συνεργαζόμενων προμηθευτών, συνεπώς minimum απαιτήσεις συστημάτων & υποδομών για τους χρήστες.
  • Εγγυημένη ασφάλεια & ποιότητα δεδομένων και απρόσκοπτη λειτουργία.

Το έργο της ηλεκτρονικής διασύνδεσης των καταστημάτων notosgalleries στο Sofia Ring Mall με το σύνολο των συνεργαζόμενων προμηθευτών, ολοκληρώθηκε με επιτυχία τον Οκτώβριο του 2015. Με το στοίχημα της τάχιστης & αποτελεσματικής διασύνδεσης κερδισμένο, τα πλεονεκτήματα της ηλεκτρονικής συνεργασίας είναι πολλαπλά και διαρκώς αυξανόμενα. Παρακάτω σημειώνονται τα σημαντικότερα οφέλη τόσο για καταστήματα notosgalleries στο Sofia Ring Mall, όσο και για τους συνεργαζόμενους προμηθευτές και τη συνεργασία συνολικά.

Τα πλεονεκτήματα για τα καταστήματα notosgalleries:

  • Time to Market: Η λύση, η μεθοδολογία και η πλατφόρμα που επιλέχθηκε, κατέστησε δυνατή την άμεση διασύνδεση με 70 προμηθευτές, οι οποίοι είχαν τη δυνατότητα να ανταλλάσσουν αρχεία από την 1η μέρα λειτουργίας του καταστήματος. Συνολικά οι ηλεκτρονικές διασυνδέσεις ενεργοποιήθηκαν σε λιγότερο από 1 μήνα, ενώ το έργο ολοκληρώθηκε σε 3 μόλις μήνες από την ημερομηνία έναρξης των εργασιών.
  • Λειτουργική Εξοικονόμηση: Περισσότερα από 2.000 αρχεία έχουν ανταλλαχθεί συνολικά στους πρώτους 6 μήνες χρήσης της λύσης μεταξύ των καταστημάτων notosgalleries και των προμηθευτών του. Για τον όμιλο Notos, η αυτοματοποίηση των διαδικασιών ανταλλαγής, καταχώρησης και ελέγχου των αρχείων αυτών, συνεπάγεται λειτουργική εξοικονόμηση της τάξης του 70% για το 1ο έτος εφαρμογής και μεγαλύτερη του 95% για κάθε επόμενο έτος.
  • Δια-λειτουργικότητα & Οικονομίες Κλίμακος: Σήμερα, προμηθευτές από 6 διαφορετικές ευρωπαϊκές χώρες ανταλλάσσουν ηλεκτρονικά αρχεία, εξυπηρετώντας άμεσα και χωρίς καθυστερήσεις την αποστολή, τον έλεγχο και την καταχώρηση των δεδομένων κάθε αρχείου, ανεξάρτητα από την ετερογένεια των πληροφοριακών συστημάτων. Τα οφέλη εξοικονόμησης χρόνου & κόστους μάλιστα θα συνεχίζουν να διευρύνονται, όσο αυξάνονται οι ενεργοποιημένες ηλεκτρονικές σχέσεις, δημιουργώντας σημαντικές οικονομίες κλίμακας και επιταχύνοντας περαιτέρω τις λειτουργίες του οργανισμού. Ενδεικτικό είναι ότι το R.O.I. της επένδυσης στην ηλεκτρονική διασύνδεση με το πλήθος των 70 προμηθευτών του καταστήματος, σημειώνεται στους 5 μόλις μήνες.
  • Ποιότητα Δεδομένων & Επιτάχυνση Ελέγχων: Το Portal εισαγωγής αρχείων, προσέφερε σημαντική εξοικονόμηση χρόνου σε επίπεδο ελέγχων και διόρθωσης-δεδομένων. Χάριν στην αυτόματη αναγνώριση σφαλμάτων στα εισαγόμενα αρχεία από το Portal της Retail@Link, είναι η εφικτή η άμεση διόρθωση, χωρίς να πραγματοποιηθεί περαιτέρω έλεγχος από τα καταστήματα Notosgalleries και κυρίως χωρίς να μεσολαβήσει χρόνος ανάμεσα στην αποστολή, την αναγνώριση του σφάλματος και τη σχετική ενημέρωση του προμηθευτή. Συνολικά η ποιότητα των ανταλλασσόμενων δεδομένων είναι ιδιαίτερα υψηλή, ενώ το διαχειριστικό κόστος ελέγχων σημειώνεται σε (Ποιος είναι ο μέσος χρόνος ελέγχων / μήνα;)
  • Ευκολία ανταλλαγής πολλαπλών αρχείων: Τα καταστήματα Notosgalleries ανταλλάσσουν ήδη 4 διαφορετικά είδη αρχείων. Μάλιστα η δυνατότητα άμεσης ηλεκτρονικής αποστολής & αυτόματης καταχώρησης τιμοκαταλόγων σε διαφορετικές αποθέσεις κατά τη διάρκεια του έτους, ή επιπλέον του αρχείου εκπτώσεων που εξυπηρετεί την εποχιακή εμπορική πολιτική των προμηθευτών, καθιστά τη λύση ιδιαίτερα χρήσιμη, καθώς επιταχύνει την εξυπηρέτηση των εμπορικών σχέσεων και βελτιώνει το επίπεδο εξυπηρέτησης και του ίδιου του καταναλωτή.
  • Κοινός κόμβος αμφίδρομης επικοινωνίας: Το Portal επιτρέπει την αμφίδρομη ηλεκτρονική επικοινωνία των καταστημάτων notosgalleries με τους προμηθευτές, δημιουργώντας επιπλέον ευκαιρίες ηλεκτρονικής ανταλλαγής δεδομένων, όπως αρχεία αποθεμάτων, παραγγελιών κ.ο.κ., χωρίς καμία αλλαγή στη δομή της υπηρεσίας ή του Portal.

Τα πλεονεκτήματα για τους συνεργαζόμενους προμηθευτές:

  • Ηλεκτρονική Διασύνδεση χωρίς κόστος: Η λύση της EDI διασύνδεσης μέσα από το SelfService Portal της Retail@Link, σχεδιάστηκε με τέτοιο τρόπο, ώστε να μην περιλαμβάνει κόστος ενεργοποίησης και χρήσης για τους προμηθευτές. Στόχος ήταν η ενίσχυση της επεκτασιμότητας της λύσης, η μειωμένη αντίσταση στη διαδικασία και η αυξημένη αντίληψη του οφέλους συνεργασίας.
  • Δια-λειτουργικότητα χωρίς περιορισμούς: Το Portal της Retail@Link, κατέστησε δυνατή την επέκταση της λύσης σε κάθε συνεργαζόμενο προμηθευτή, ανεξάρτητα από την «ωριμότητα» των υποδομών, το είδος του πληροφοριακού συστήματος, ή την ύπαρξη εξειδικευμένων στελεχών ή συνεργατών IT & πληροφορικής. Αυτός ήταν ένας από τους σημαντικότερους παράγοντες επιτυχίας του έργου, μιας και η διασύνδεση πραγματοποιήθηκε με αυξημένη ευκολία και ταχύτητα.
  • Επιτάχυνση Διαδικασιών Ελέγχου: Όπως σημειώθηκε και για τα καταστήματα notosgalleries, η διαδικασία ελέγχου ορθότητας & πληρότητας κάθε ανταλλασσόμενου αρχείου διευκολύνθηκε και επιταχύνθηκε σημαντικά, χάριν στην ενημέρωση που παρείχε το Portal της Retail@Link τόσο κατά τη δημιουργία των δοκιμαστικών αρχείων (ή αντίστοιχα κάθε αρχείου που έχει μεταβληθεί στη συνέχεια) όσο και στη φάση πλήρους λειτουργίας. Η δυνατότητα ανάδρασης που παρέχει η πλατφόρμα, επιταχύνει σημαντικά το χρόνο ελέγχου, καθώς μειώνει τις επικοινωνίες με τον πελάτη και επιτρέπει την άμεση αντιμετώπιση κάθε σφάλματος τη στιγμή που εντοπίζεται.

Απολογισμός έργου & πλάνο επέκτασης

Ta καταστήματα notosgalleries στο Sofia Ring Mall, πραγματοποίησαν τα εγκαίνια και την έναρξη λειτουργίας τους το Νοέμβριο του 2015. Από την 1η ημέρα λειτουργίας, οι ανταλλαγές αρχείων πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά με πλάνο επέκτασης της λύσης σε κάθε συνεργαζόμενο προμηθευτή και κάθε νέα εμπορική σχέση. Σήμερα, η εταιρεία αποτελεί υπόδειγμα υλοποίησης και εφαρμογής της Ηλεκτρονικής EDI διασύνδεσης, σημειώνοντας διαρκώς βελτιούμενη ταχύτητα εξυπηρέτησης των εμπορικών σχέσεων και αυξανόμενο οικονομικό όφελος.

Μελλοντικός στόχος, είναι η διευρυμένη χρήση του Self Service EDI Portal, για την περαιτέρω αξιοποίηση της δυνατότητας αμφίδρομης ανταλλαγής αρχείων και την επέκταση των πλεονεκτημάτων ταχύτητας, ασφάλειας και δια-λειτουργικότητας που προσφέρει ο κοινός κόμβος επικοινωνίας με τους προμηθευτές.